Interne Software entwickeln lassen: Excel ablösen und Prozesse digitalisieren
Eine interne Web-Anwendung, die eine gewachsene Excel-Lösung ablöst, kostet bei mir 5.990–15.000 € und ist meist in 6 bis 10 Wochen im Einsatz. Sie lohnt sich, sobald mehrere Personen gleichzeitig mit denselben Daten arbeiten, Fehler durch Kopieren entstehen oder niemand mehr weiß, welche Datei die aktuelle ist. Dieser Ratgeber hilft Ihnen zu entscheiden, ob eigene Software, eine Standardlösung oder doch eine bessere Tabelle die richtige Antwort ist.
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- Autor
- Von Maurice de Felice, Webentwickler in Augsburg
Woran merken Sie, dass Excel nicht mehr reicht?
- Es gibt mehrere Versionen derselben Datei, und vor jeder Besprechung wird geklärt, welche gilt.
- Zwei Personen können nicht gleichzeitig arbeiten, ohne sich gegenseitig zu überschreiben.
- Dieselben Daten werden in mehreren Tabellen gepflegt – Kundenliste, Auftragsliste, Rechnungsliste.
- Formeln sind so verschachtelt, dass nur noch eine Person sie versteht – und die ist im Urlaub.
- Mitarbeiter sollen nur einen Teil der Daten sehen, die Datei kennt aber keine Rechte.
- Auswertungen entstehen von Hand, jede Woche aufs Neue.
Welche Lösung passt: Tabelle, Standardsoftware oder eigene Anwendung?
| Lösung | Passt, wenn … | Grenze |
|---|---|---|
| Bessere Tabelle (geteilt, mit Vorlagen) | eine Person pflegt, wenige lesen mit | keine Rechte, keine Abläufe |
| Standardsoftware (CRM, ERP, Branchensoftware) | Ihr Prozess ist branchenüblich | Sie passen sich der Software an |
| No-Code-Werkzeug | einfache Formulare und Listen | wird bei Logik und vielen Nutzern unübersichtlich |
| Eigene Web-Anwendung | Ihr Ablauf ist besonders oder Ihr Vorteil | Investition ab 5.990 €, Wartung |
Orientierung, Stand Oktober 2026. Alle Preise sind Endpreise, gemäß § 19 UStG ohne Umsatzsteuer.
Was kostet interne Software?
Ein internes Tool mit Login, Datenerfassung, Listen und einfachen Auswertungen beginnt bei mir bei 5.990 €; mit mehreren Rollen, Freigaben und Anbindungen an bestehende Systeme liegt es höher. Typisch ist eine Spanne von 5.990–15.000 €. Welche Spanne sich für Ihre Anforderungen ergibt, zeigt der Kostenrechner.
Rechnen Sie die Investition gegen die Zeit, die Ihr Team heute mit Kopieren, Abgleichen und Suchen verbringt. Wenn drei Personen jede Woche zwei Stunden mit dem Zusammenführen von Tabellen beschäftigt sind, kommen im Jahr mehrere hundert Stunden zusammen – dazu die Fehler, die beim Kopieren entstehen und erst beim Kunden auffallen.
Wie gelingt der Umstieg von Excel auf eigene Software?
- Ein Prozess zuerst: Wählen Sie den Ablauf, der am meisten Zeit kostet oder die meisten Fehler produziert. Der Rest folgt später.
- Die Tabelle als Vorlage: Ihre bestehende Excel-Datei ist eine hervorragende Spezifikation – Spalten werden zu Feldern, Reiter zu Bereichen, Formeln zu Regeln.
- Daten übernehmen: Bestehende Daten werden einmalig importiert und dabei bereinigt (doppelte Kunden, uneinheitliche Schreibweisen).
- Parallelbetrieb: Für eine kurze Zeit laufen Tabelle und Anwendung nebeneinander, bis alle sicher sind.
- Exporte behalten: Wer weiter in Excel auswerten möchte, bekommt einen Export – niemand muss auf seine gewohnten Auswertungen verzichten.
Welche Technik steckt hinter einer internen Web-Anwendung?
Ich setze interne Anwendungen als Web-App um: Laravel mit PostgreSQL im Backend, React im Frontend. Der Vorteil gegenüber einer installierten Software ist, dass jeder im Team sie im Browser nutzt – im Büro, auf dem Tablet in der Werkstatt oder unterwegs –, ohne dass etwas installiert oder aktualisiert werden muss.
Dazu gehören Rollen und Rechte (wer darf was sehen und ändern), eine Änderungshistorie und regelmäßige Backups. Bei der Plattform YachtBrokerBid ist zum Beispiel jede Buchung im Guthaben-System als eigene Zeile mit Saldo gespeichert und dauerhaft nachvollziehbar – dieselbe Nachvollziehbarkeit, die in einer Tabelle fehlt, sobald jemand eine Zelle überschreibt.
Was sollten Sie vor dem Projekt klären?
- Wer arbeitet mit der Anwendung, und wer darf welche Daten sehen?
- Welcher Ablauf kommt zuerst, und woran messen Sie, dass er besser läuft?
- Mit welchen Systemen muss die Anwendung Daten austauschen (Buchhaltung, Warenwirtschaft, E-Mail)?
- Wo werden die Daten gehostet, und wer kümmert sich um Backups und Updates?
- Gibt es Fördermittel? Für kleine Unternehmen in Bayern lohnt ein Blick auf den Digitalbonus Bayern.
Wie überzeugen Sie Ihr Team vom Umstieg?
Die beste Software scheitert, wenn das Team weiter in der alten Tabelle arbeitet. Beziehen Sie deshalb die Personen, die heute am meisten mit der Excel-Datei arbeiten, von Anfang an ein: Sie kennen die Sonderfälle, die in keiner Spezifikation stehen, und werden zu Fürsprechern, wenn ihre Wünsche in der Anwendung ankommen.
Hilfreich ist ein klarer Stichtag, ab dem nur noch in der Anwendung gearbeitet wird, und eine kurze Einweisung direkt am eigenen Beispiel statt einer langen Schulung. Kleine Verbesserungen in den ersten Wochen – ein zusätzliches Feld, eine andere Sortierung – zeigen dem Team, dass die neue Lösung sich nach ihm richtet und nicht umgekehrt.
Wem gehört die Software?
Ihnen. Nach Abschluss erhalten Sie das vollständige Repository; Code und Inhalte gehören Ihnen. Sie sind damit nicht an mich gebunden – ein anderer Entwickler kann übernehmen, weil Laravel und React weit verbreitet sind.
Für Wartung und Erweiterungen biete ich 95 € pro Stunde oder einen Wartungsvertrag an. Wichtig ist vor allem, dass Sicherheits-Updates regelmäßig eingespielt werden – das gilt für jede Software, die mit Kundendaten arbeitet.
Was fragen Kunden häufig?
Sie planen ein Projekt?
Im kostenlosen Erstgespräch bekommen Sie eine ehrliche Einschätzung zu Umfang, Zeitplan und Festpreis – vor Ort in Augsburg und München oder per Video. Antwort in der Regel innerhalb von 24 Stunden.
Über den Autor
Freelance-Webentwickler in Augsburg. Hauptberuflich Backend-Entwickler bei einem der größten Vergleichsportale Deutschlands, als Freelancer entwickle ich Websites, Web-Apps und SaaS-Plattformen mit Laravel und React – zum Beispiel die SaaS-Plattform YachtBrokerBid. Mehr über mich
Weiterführend
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